Procesul relocării spațiului de birou este uneori simplu de îndeplinit, schimbarea ce se întrevede la orizont aduce o energie nouă pe care o poți converti în idei creative și productivitate. Dar adesea se dovedește a fi presărat cu provocări și poate deveni rapid ceva copleșitor, iar atunci afacerea ta riscă să ajungă temporar o prioritate secundară.
Fiecare relocare este unică, pentru că nevoile noastre și mediul de afaceri sunt în permanentă schimbare. De la găsirea clădirii și zonei potrivite până la serviciul de mutare a echipamentelor și coordonarea infrastructurii IT, multe aspecte trebuie să se alinieze. Vestea bună este că, prin pregătirea potrivită, se pot reduce semnificativ întârzierile, costurile și întreruperile operaționale.
Iată 5 sugestii și practici care vor face relocarea biroului tău mai ușoară și mai rapidă.
1. Începe planificarea devreme
În mod ideal, ar trebui să începi procesul cu 2-6 luni înainte de expirarea contractului de închiriere, mai ales dacă sunt necesare amenajări specifice sau imobilul trebuie să bifeze anumite facilități sau particularități precum proximitate față de metrou, multiple soluții de parcare, puterea electrică instalată, înălțimea minimă a interiorului șamd. Această abordare este câștigătoare mai ales în perioade în care gradul de ocupare al tipului de spații pe care îl vizezi e ridicat și oferta scăzută.
Segmentul de birouri are o dinamică dictată în principal de dimensiunea spațiului listat:
- mici (sub 100mp): oferta este încă redusă în București, iar cererea mare, disponibilitate limitată și tranzacționare ultra rapidă;
- mijlocii (100-300mp): oferta este în creștere, iar cerererea este în echilibru cu aceasta. Au de câștigat opțiunile ce oferă o armonie între estetic, facilități și costul de operare, o listare echilibrată având posibilitatea să se închirieze rapid chiar și în condiții de concurență acerbă între potențialii locatari;
- mari (peste 300mp): oferta cea mai vastă, iar cererea înclină în general mai puțîn în raport cu numărul de opțiuni disponibile. Evaluarea acestora de către potențialii locatari și implicit procesul de tranzacționare se întinde pe perioade mai lungi, determinate de proceduri și nevoi specifice ce presupun alocare mai mare de timp.
2. Verifică condițiile contractului actual
În situația în care nevoia de relocare nu coincide cu expirarea perioadei contractuale, secțiunea de "încetare a contractului" îți poate oferi informații valoroase legate de preavizul ce trebuie respectat, posibilitatea denunțării sau condițiile în care spațiul poate fi eliberat fără a fi nevoie de asumarea unor pierderi precum penalități sau chirie plătită concomitent pentru 2 spații.
3. Definește-ți nevoile reale
Ce-i al nostru e pus de-o parte, mai ales când plecăm de la vizualizarea rezultatului pe care îl căutăm. Uneori prospectarea vizează identificarea unui spațiu similar celui actual, dar mersul la birou și modul în care experimentăm orele de lucru s-a modificat drastic începând cu 2020. Profitați de ocazie pentru a reevalua nevoile esențiale în funcție de particularități precum prezența săptămânală în birou și posturile permanente de lucru, până la media de vârstă a echipei și facilități relevante ale imobilului sau ale vecinătăților. Este posibil să rezulte o paleta mai largă de opțiuni și chiar optimizarea costurilor lunare.
4. Lucrați cu un consultant
Căutarea de birouri pe cont propriu poate fi o activitate consumatoare de timp și confuză. Un consilier vă poate asista în:
- identificarea spațiilor potrivite și chiar rafinarea criteriilor de căutare;
- accesarea unor oferte nelistate public și disponibile doar în 'circuit închis';
- compararea costurilor reale între opțiunile potrivite;
- evitarea unor capcane contractuale și negocierea unor termeni comercial - juridici mai buni;
- alegerea unui partener/ locator de încredere.
Cel mai important, consultantul vă va salva timp prețios prin transparență și expertiză. O practică din ce în ce mai întâlnită este că proprietarul să plătească remunerația, ceea ce înseamnă că serviciul este gratuit.
5. Evaluarea amănunțită înainte vizionării
O poză valorează cât o mie de cuvinte, iar un dialog de câteva minute va poate salva timp prețios mai târziu. Dincolo de relevanță și calitate a pozelor, prețul per metru pătrat, esteticul proprietății, locația exactă și compartimentarea spațiului, există informații disponibile pentru evaluare preliminara precum: domenii de activitate acceptate în imobil, condiții contractuale generale (precum contravaloarea garanției, perioada minimă de închiriere si fermitatea acesteia), costuri asociate închirierii (precum serviciul administrativ sau consumul de utilități, parcare, adăugarea sau nu a TVA la prețul chiriei), toate aceste informații vor apropia așteptările de realitate și vă vor oferi o decizie informată legată de efectuarea vizionării.
Concluzii
Relocarea biroului nu trebuie să fie stresantă. Cu o planificare timpurie, consilierii potriviți și o strategie clară, companiile pot transformă relocarea într-o oportunitate de a spori condițiile de lucru și de a reduce costurile de operare.
Un spațiu "plug & work" sau aproape perfect poate fi disponibil pentru puțin timp pe piață și probabil va presupune o contractare rapidă pentru a-l securiza, dar și o economisire considerabilă de timp și bani prin minimalizarea lucrărilor de adaptare si amenajare.
TL;DR 📞 0720 334 077